ChatGPT로 회의록 정리하기: 결정사항·할 일·담당자만 빠르게 뽑는 방법
회의 메모나 녹취 텍스트를 그대로 붙여 넣고, ChatGPT에 원하는 출력 형식을 분명하게 요청하면 회의록 초안을 빠르게 정리할 수 있습니다. 먼저 핵심 흐름부터 보겠습니다.
1. 회의 메모를 준비한다.
2. ChatGPT 일반 채팅에 붙여넣는다.
3. 결정사항, 할 일, 담당자, 기한처럼 원하는 항목으로 정리해 달라고 요청한다.
4. 결과를 원문과 대조한다.
5. 최종 회의록 초안으로 다듬는다.
1) 먼저 회의 메모를 준비하세요
회의 메모가 길더라도 괜찮습니다. 중요한 것은 원문을 그대로 넣고, 무엇을 뽑아낼지 명확하게 말하는 것입니다. OpenAI는 명확하고 구체적인 프롬프트와 필요한 맥락 제공을 권장합니다.
이 글에서는 예시로 아래처럼 적어 보겠습니다.
- 회의 메모 원문을 한 번에 붙여넣기
- 원문에 없는 내용은 추측하지 않기
- 결정사항, 할 일, 담당자, 기한으로 나누어 정리하기
2) ChatGPT에 바로 붙여넣고 요청하세요
ChatGPT는 일반 채팅에서 메시지 입력창에 내용을 입력해 시작할 수 있고, 같은 대화에서 후속 질문으로 이어갈 수 있습니다. 그래서 처음에는 회의 메모 전체를 넣고, 그다음에 필요한 항목만 다시 물어보는 방식이 잘 맞습니다.
아래처럼 바로 써 보세요.
아래 회의 메모를 읽고 회의록 초안을 정리해줘.
조건:
- 원문에 없는 내용은 추측하지 말고 '기재 없음'으로 표시해줘.
- 결정사항, 할 일, 담당자, 기한으로 나눠서 써줘.
- 문장은 짧고 실무용으로 써줘.
- 마지막에 내가 확인해야 할 애매한 부분이 있으면 따로 적어줘.
회의 메모:
[여기에 원문 붙여넣기]
이 프롬프트는 원하는 결과 형식을 먼저 알려 주는 방식입니다. 이런 방식이 명확하고 구체적인 요청에 가깝습니다.
3) 결과가 길면 섹션별로 다시 물어보세요
ChatGPT는 한 대화 안에서 맥락을 기억하므로, 먼저 전체 요약을 받은 뒤에 다시 나눠서 물을 수 있습니다. 예를 들면 다음처럼요.
- “이번 회의의 결정사항만 다시 정리해줘.”
- “할 일만 뽑아서 표처럼 보여줘.”
- “담당자와 기한이 나온 항목만 모아줘.”
- “원문에서 확인되지 않는 내용은 제외해줘.”
이렇게 섹션별로 나누면 회의록을 바로 실무용으로 다듬기 쉽습니다.
4) 회의록 초안은 이런 식으로 정리하면 됩니다
아래처럼 결과 형식을 고정해 두면 비교하기 편합니다.
[결정사항]
- ...
[할 일]
- ...
[담당자]
- ...
[기한]
- ...
[확인 필요]
- ...
중요한 점은 원문에 없는 결론이나 담당자, 기한을 새로 만들지 않도록 요청하는 것입니다. OpenAI의 프롬프트 엔지니어링 안내는 필요한 맥락을 주고, 원하는 출력 형식을 분명히 하라고 권장합니다.
5) 민감한 내용은 바로 붙여넣기 전에 확인하세요
OpenAI의 데이터 제어 설정에는 채팅 기록을 끄는 기능, 대화가 모델 학습에 사용되는지 선택하는 기능, 데이터 내보내기와 삭제 옵션이 있습니다. 또 공유 링크는 다른 사람이 대화 내용을 볼 수 있으므로, 회의록을 공유할 때는 내용과 대상을 먼저 확인해야 합니다.
그래서 회사 정보나 개인정보가 들어 있는 회의 메모를 다루기 전에는, 조직의 정책과 ChatGPT의 데이터 제어 설정을 먼저 확인하는 흐름이 안전합니다.
6) 더 편하게 쓰고 싶다면
OpenAI의 커스텀 인스트럭션은 모든 대화에 적용될 수 있어, 반복되는 회의록 형식을 미리 정해 두는 데 활용할 수 있습니다. 예를 들어 자주 쓰는 형식을 미리 넣어 두면 매번 같은 설명을 반복하지 않아도 됩니다.
또한 ChatGPT Record 기능은 회의를 녹취하고 요약할 수 있으며, 녹취와 요약을 ChatGPT로 보낼 수 있습니다. 다만 이 글의 핵심 방법은 일반 채팅에서 메모를 붙여넣고 정리하는 방식입니다.
마무리
먼저 회의 메모를 붙여 넣고, 원하는 출력 형식을 분명하게 요청한 뒤, 결정사항·할 일·담당자·기한으로 나눠 다시 확인해 보세요. 마지막으로 조회한 결과가 원문과 맞는지 대조하고, 원문에 없는 내용이 들어가지 않았는지 확인하면 됩니다.
마지막에는 원문에 없는 내용이 들어갔는지, 그리고 같은 대화에서 섹션별 재질의 결과가 일관되게 나오는지 확인하세요.