반복 업무를 자동화 후보로 고를 때는, 먼저 업무 목록을 표로 적고 그다음 조건에 맞는 항목만 간단히 표시해 보면 됩니다. Excel에서는 COUNTIFS로 여러 조건을 동시에 세고, IF와 AND/OR/NOT로 예/아니오 기준의 진단표를 만들 수 있습니다. 또한 PivotTable은 데이터를 빠르게 요약해 보는 데 쓸 수 있습니다.
1) 먼저 진단표의 기준을 정합니다
자동화 후보를 찾을 때는 반복 빈도, 1회 소요시간, 고정 규칙 여부, 복사·붙여넣기 반복 여부, 사람 판단 필요 여부처럼 누구나 확인할 수 있는 기준으로 나누는 것이 좋습니다. Excel의 조건식 기능과 COUNTIFS는 이런 기준을 표로 정리해 볼 때 도움이 됩니다.
예시로 이렇게 적어 보세요
이 글에서는 예시로 업무명을 행에 두고, 반복 빈도·1회 소요시간·고정 규칙 여부·복사·붙여넣기 반복 여부·사람 판단 필요 여부를 열에 두는 표를 생각하면 됩니다. 한 줄에 한 업무씩 적어 두면 나중에 비교하기가 쉽습니다.
예시 열 구성:
- A열: 업무명
- B열: 반복 빈도
- C열: 1회 소요시간
- D열: 고정 규칙 여부
- E열: 복사·붙여넣기 반복 여부
- F열: 사람 판단 필요 여부
2) 표에 업무를 적습니다
업무 목록을 먼저 입력하고, 각 항목에 대해 짧게 표시해 둡니다. 예를 들어 반복이 잦은지, 규칙이 정해져 있는지, 사람이 매번 판단해야 하는지처럼 간단한 값으로 적어 두면 됩니다.
3) 조건이 여러 개 맞는 업무를 표시합니다
COUNTIFS는 여러 조건을 동시에 만족하는 셀의 개수를 세는 함수입니다. 진단표에서는 “조건이 몇 개 맞는지”를 확인하는 데 쓸 수 있습니다.
예를 들어, 반복 빈도와 고정 규칙 여부를 함께 보고 싶다면 조건에 맞는 항목이 있는지부터 확인할 수 있습니다. IF 함수는 조건이 참인지 거짓인지에 따라 다른 값을 보여 줄 수 있고, AND와 OR, NOT을 함께 써서 여러 조건을 동시에 검사할 수 있습니다.
간단한 생각 방식
- 반복이 잦다
- 규칙이 정해져 있다
- 같은 입력과 같은 출력이 반복된다
- 사람이 매번 해석해야 하는 일이 적다
이런 항목이 함께 보이면 자동화 후보로 검토할 만합니다. 다만 이 판단은 조건을 바탕으로 한 해석이므로, 진단표의 기준으로만 사용하세요.
4) Excel에서 우선순위를 보기 쉽게 정리합니다
수집한 업무 목록은 정렬해서 보기 쉽게 배치할 수 있습니다. 정렬과 조건 확인을 함께 쓰면, 반복 업무 중에서 먼저 볼 대상을 좁히는 데 도움이 됩니다.
진단표를 더 보기 쉽게 만드는 방법
- 업무명을 먼저 모두 적는다
- 각 업무에 대해 예/아니오로 표시한다
- COUNTIFS로 조건 충족 개수를 확인한다
- IF와 AND/OR/NOT으로 “검토 대상” 같은 표시를 만든다
- 정렬로 위쪽에 중요한 항목이 오게 정리한다
5) 요약 보기는 PivotTable로 봅니다
PivotTable은 워크시트 데이터를 요약, 분석, 탐색, 제시하는 데 사용할 수 있습니다. Microsoft는 데이터를 선택한 뒤 Insert > PivotTable로 만들고, 필드 창에서 항목을 배치한 다음 데이터가 바뀌면 새로 고칠 수 있다고 설명합니다. 또한 PivotTable은 많은 양의 데이터를 빠르게 요약하는 상호작용 방식이라고 설명합니다.
진단표를 만들었다면, PivotTable로 부서별이나 업무유형별로 묶어 보면 어떤 유형의 업무가 많이 반복되는지 빠르게 비교할 수 있습니다.
6) 실제로는 이렇게 진행하면 됩니다
1. 업무 목록을 한 표에 적습니다.
2. 반복 빈도, 소요시간, 규칙 여부, 복사·붙여넣기 반복 여부, 사람 판단 필요 여부를 열로 나눕니다.
3. COUNTIFS로 조건 충족 개수를 확인합니다.
4. IF와 AND/OR/NOT으로 “검토 대상” 표시를 만듭니다.
5. 필요하면 PivotTable로 묶어서 봅니다.
6. 정렬해서 우선순위를 위에서부터 확인합니다.
7) 확인할 것
마지막으로, 표에 넣은 조건과 결과가 서로 맞는지 확인하세요. 조건을 바꾸거나 표를 다시 정리했을 때 표시 결과가 함께 바뀌는지 보면 됩니다.
참고 문서
- https://support.microsoft.com/en-us/excel/ways-to-count-values-in-a-worksheet
- https://support.microsoft.com/en-us/excel/using-if-with-and-or-and-not-functions-in-excel
- https://support.microsoft.com/en-us/excel/get-started/create-a-pivottable-to-analyze-worksheet-data
- https://support.microsoft.com/en-us/excel/overview-of-pivottables-and-pivotcharts
- https://support.microsoft.com/en-us/excel/sort-data-in-a-range-or-table-in-excel