자동화할 업무를 고를 때 저는 "같은 입력에 같은 기준을 적용할 수 있는가"부터 봅니다. 반복이 많아도 매번 사람의 해석이 달라지는 일이라면, 어디까지 맡길지부터 나눠야 하기 때문입니다.
이 기준은 제 마감 업무에서 나왔습니다. 실제로 자동화해 본 일과, 자동화하기 어렵다고 느낀 일을 함께 정리했습니다.
수백 건을 눈으로 대조하던 일
저는 매달 수백 건의 세금계산서와 계산서를 장부, 홈택스 자료와 맞춰 일일이 대조했습니다. 화면을 오가며 계속 비교하니 눈이 피로했고 시간도 많이 들었습니다. 그렇게 해도 누락이나 대조 실수가 생기곤 했습니다.
지금은 장부와 홈택스 자료를 대조하는 HTML 대시보드를 직접 만들어 씁니다. 대시보드가 누락이나 오류일 가능성이 있는 건을 먼저 추려 주고, 저는 그 후보만 확인합니다. 덕분에 눈으로 대조하는 양과 확인 시간이 많이 줄었습니다.
여기서 중요한 건, 최종 확인은 여전히 사람이 한다는 점입니다. 저는 사람이 마지막에 확인하더라도, 반복 대조와 확인 범위를 줄일 수 있다면 충분히 자동화할 가치가 있다고 봅니다.
계정과목 판단은 자동화하기 어렵다고 보는 이유
반대로 계정과목 판단은 완전히 자동화하기 어렵다고 느낍니다. 같아 보이는 거래라도 과거 처리 이력이나 업무 맥락에 따라 판단이 달라지기 때문입니다.
그래서 업무를 볼 때 두 가지 동작으로 나눠 봅니다.
- 자료를 모으고 비교하는 동작: 기준을 문장으로 설명할 수 있다면 자동화 후보입니다.
- 맥락을 보고 결론을 내리는 동작: 사람이 맡도록 남겨 둡니다.
앞의 것을 어디까지 줄일지 정하는 게 자동화의 출발점입니다.
프로그램이 있어도 검수가 남았던 일
저는 거래명세서를 PDF로 받는 경우가 많습니다. 기존에 쓰던 OCR 프로그램으로 처리하면 오타가 많아서, 결과를 다시 확인하고 고치는 일이 오히려 부담이었습니다. 그래서 Codex로 제 업무에 맞는 OCR 프로그램을 직접 만들어 쓰고 있습니다.
이 경험에서 얻은 질문은 "실행한 뒤에 내가 다시 확인하고 고칠 일이 얼마나 남는가?"입니다. 이미 쓰는 프로그램이 있다는 이유로 후보에서 빼지 말고, 반복 검수가 어디에 남아 있는지도 함께 적어 보세요.
후보 업무 하나를 놓고 답해 볼 질문
아래는 제 경험을 바탕으로 만든 진단표입니다. "예"가 몇 개인지보다, 오른쪽 칸에 적은 내용을 보고 판단하세요.
| 질문 | 적어 둘 내용 | 판단 방향 |
| 같은 형식으로 반복되는가? | 반복되는 입력과 원하는 결과 | 업무 전체보다 반복되는 동작부터 후보로 적기 |
| 비교 기준을 문장으로 설명할 수 있는가? | 무엇을 같은 항목으로 보고, 무엇을 차이로 볼지 | 기준이 비어 있으면 만들기 전에 기준부터 정리하기 |
| 예외가 나오면 사람이 판단해야 하는가? | 맥락을 해석해야 하거나 규칙을 못 정한 부분 | 그 판단은 사람이 볼 대상으로 남기기 |
| 잘못 처리됐을 때 되돌리기 쉬운가? | 원래 자료를 보존하고 결과를 취소하는 방법 | 원래 자료에 바로 반영하지 말고 별도 결과로 시험하기 |
| 결과를 사람이 최종 확인할 수 있는가? | 원래 자료와 결과를 대조하는 방법 | 확인 방법까지 정한 뒤 적용 여부 판단하기 |
| 반복 작업량이 충분히 큰가? | 반복 빈도, 수작업량, 만들고 관리하는 부담 | 아끼는 시간과 만드는 수고를 함께 비교하기 |
| 실행 뒤 확인·수정은 얼마나 남는가? | 다시 읽고 고쳐야 하는 일 | 실행이 되는지와 별도로 검수량이 줄었는지 보기 |
바로 해 볼 것: 후보 하나를 세 줄로 적기
후보 업무 하나를 골라 아래 세 줄을 적어 보세요.
- 자동화할 동작: 예) 장부와 홈택스 자료에서 금액이 다른 건 추리기
- 사람이 판단할 동작: 예) 추린 건이 실제 누락인지 확인하기
- 결과 확인 방법: 예) 추린 목록을 원래 자료와 다시 대조하기
비교 기준이 비어 있다면 그 부분부터 정합니다. 확인 방법까지 정했다면 원래 자료에 바로 반영하지 말고, 작은 범위에서 먼저 돌려 보세요.
시험해 본 뒤에는 사람이 다시 대조하거나 고친 일을 기록해 두세요. 그 기록을 보면 자동화 범위를 넓힐지, 비교 기준을 다시 정할지 판단할 수 있습니다.