영수증 여러 장을 OCR로 읽어 Excel 한 장에 누적하는 방법

영수증을 사진이나 PDF로 모아 두고, OCR로 글자를 읽은 뒤 Excel 관리표에 계속 붙여 넣으면 됩니다. 핵심은 인식 결과를 바로 믿지 말고 한 번 검토한 다음, Excel 표(Table) 에 누적하는 것입니다.

쉬운 흐름

1. 영수증 이미지를 준비합니다.

2. OCR 또는 이미지 인식으로 날짜·거래처·금액을 텍스트로 바꿉니다.

3. 인식 결과를 확인합니다.

4. Excel 관리표의 마지막 행 아래에 추가합니다.

5. 원본 영수증과 한 번 더 대조합니다.

1) Excel에서 바로 이미지 표를 가져오기

Excel for Microsoft 365에서는 데이터 탭의 그림에서 기능으로 파일의 그림이나 클립보드의 그림에서 표 형태 데이터를 가져와 편집 가능한 데이터로 바꿀 수 있습니다.

이렇게 하세요

• Excel을 엽니다.
• 상단 메뉴에서 데이터 탭을 누릅니다.
• 그림에서를 찾습니다.
• 파일의 그림 또는 클립보드의 그림을 선택합니다.
• 영수증 이미지가 표 형태로 인식되면, 나오는 검토 단계에서 결과를 확인합니다.
• 맞는 내용만 삽입합니다.

이런 경우에 좋습니다

• 영수증이 표처럼 정리된 이미지일 때
• 사진이나 캡처본에서 항목을 빠르게 옮기고 싶을 때

2) OneNote로 텍스트만 먼저 뽑기

OneNote에는 그림이나 인쇄물에서 텍스트를 복사하는 OCR 기능이 있습니다. 이미지를 우클릭해서 텍스트를 추출한 뒤 다른 프로그램에 붙여넣을 수 있습니다.

이렇게 하세요

• OneNote에 영수증 이미지를 넣습니다.
• 이미지나 인쇄물을 우클릭합니다.
• 텍스트 복사를 선택합니다.
• Excel에 붙여넣습니다.

이 방법은 이미지를 바로 Excel 표로 가져오기보다, 텍스트부터 확보하고 싶을 때 편합니다.

3) 스캔한 PDF는 Acrobat OCR로 텍스트화

Adobe Acrobat은 스캔된 PDF에 OCR의 Recognize Text 기능을 적용해 검색 가능하고 선택 가능한 텍스트로 바꿀 수 있습니다.

기본 흐름

• Acrobat에서 스캔된 PDF를 엽니다.
• Recognize Text를 실행합니다.
• OCR 결과를 확인합니다.
• 필요한 부분을 복사해 Excel에 넣습니다.

Acrobat의 OCR 작업은 언어와 페이지 범위를 지정할 수 있고, OCR 이후에는 인식 결과를 검토하는 흐름이 필요합니다.

4) Excel 관리표는 표(Table)로 만들어 두기

영수증을 계속 누적할 거라면, 일반 셀 범위보다 표(Table) 로 만들어 두는 편이 맞습니다. 표는 마지막 행 아래에 새 항목을 추가할 수 있어 누적 관리에 적합합니다.

추천 칸 구성

• 날짜
• 거래처
• 공급가액
• 세액
• 합계
• 메모

추가 방법

• 표의 마지막 행 바로 아래에 새 영수증 한 줄을 붙여 넣습니다.
• 표가 자동으로 확장되도록 관리합니다.

5) 검수할 때 먼저 볼 항목

OCR 결과는 자동 확정으로 쓰지 말고, 먼저 아래 항목을 확인하세요.

• 숫자
• 소수점
• 쉼표
• 날짜
• 공급가액
• 부가세
• 합계

특히 금액이 들어간 칸은 원본 영수증과 한 번 대조하는 습관이 좋습니다.

6) 실무에서 쓰기 쉬운 운영 방식

실용적인 방식은 아래처럼 한 번에 이어지는 흐름입니다.

영수증 모으기 → OCR 또는 이미지 인식 → 날짜·거래처·공급가액·세액·합계 확인 → Excel로 가져오기 → 기존 관리표 마지막 행에 추가 → 원본 영수증과 대조

이렇게 해 두면, 매번 새 파일을 만들지 않아도 한 Excel 관리표에 계속 쌓아 갈 수 있습니다.

7) 필터로 나중에 보기 쉽게 정리

Excel 표의 필터 기능을 사용하면, 누적된 영수증을 날짜나 거래처, 금액 기준으로 확인할 수 있습니다.

예시

• 특정 거래처만 보기
• 특정 날짜의 지출만 보기
• 금액이 큰 항목만 확인하기

한 번에 따라 하는 예시

예를 들어 영수증 사진 3장이 있으면 이렇게 진행합니다.

1. 사진 1장을 Excel의 데이터 > 그림에서로 넣습니다.

2. 검토 화면에서 날짜와 금액을 확인합니다.

3. 맞으면 표의 마지막 줄에 넣습니다.

4. 나머지 영수증도 같은 방식으로 반복합니다.

5. 마지막에 표 필터로 한 번 정리해서 봅니다.

정리

• Excel의 그림에서 기능으로 이미지 표를 바로 가져올 수 있습니다.
• OneNote OCR로 텍스트만 먼저 복사할 수도 있습니다.
• Acrobat OCR은 스캔 PDF를 텍스트로 바꾸는 데 쓸 수 있습니다.
• 관리표는 Excel 표(Table) 로 만들고 계속 아래로 누적하는 방식이 편합니다.
• OCR 결과는 반드시 검토 후 삽입해야 합니다.

원하시면 다음 단계로 이어서 “영수증 관리용 Excel 표 양식” 도 바로 써먹을 수 있게 만들어 드릴게요.