여러 PDF 표를 Excel Power Query로 한 번에 모으는 방법
같은 형식의 PDF가 여러 개라면, Excel의 Power Query로 한 번에 모을 수 있습니다. 핵심은 PDF마다 표 구조가 같아야 한다는 점입니다. 즉, 열 이름과 배치가 비슷한 파일에 맞는 방식입니다.
아래 순서대로 하면 됩니다.
1) 먼저, 이 방법에 맞는 PDF인지 확인하기
이 방식은 같은 파일 형식과 같은 구조, 같은 열을 가진 PDF를 결합하는 흐름입니다. PDF마다 표 모양이 다르면 같은 방식으로 안정적으로 합쳐지지 않을 수 있습니다.
예를 들어 아래처럼 같은 양식이라고 생각하면 됩니다.
| 파일명 | 표 모양 |
|---|---|
| 1월_매출.pdf | 열 3개, 같은 항목 |
| 2월_매출.pdf | 열 3개, 같은 항목 |
| 3월_매출.pdf | 열 3개, 같은 항목 |
반대로 어떤 파일은 열이 3개이고, 어떤 파일은 5개라면 이 방법에 맞지 않을 수 있습니다.
2) PDF 파일을 한 폴더에 모으기
여러 파일을 한 번에 가져오려면, Microsoft는 Folder 같은 여러 파일용 연결 방법을 사용하라고 안내합니다. 먼저 PDF들을 한 폴더에 넣어두세요.
예시 폴더 구성:
- C:\업무\PDF모음\1월_매출.pdf
- C:\업무\PDF모음\2월_매출.pdf
- C:\업무\PDF모음\3월_매출.pdf
이렇게 모아두면 나중에 Excel에서 한 번에 연결하기 쉽습니다.
3) Excel에서 폴더를 연결하기
Excel에서 Data > Get Data > From File > From Folder 순서로 들어가 폴더를 지정합니다.
여기서 Folder는 여러 파일이 들어 있는 폴더를 한 번에 읽어오는 연결 방식이라고 생각하면 됩니다. Power Query는 이 단계에서 폴더 안의 파일 목록을 불러옵니다.
그다음 화면에서 보통 Combine & Transform Data 또는 Transform Data를 선택합니다.
- Combine & Transform Data: 파일을 결합하면서 변환까지 이어서 진행
- Transform Data: 먼저 내용을 확인하고 변환을 직접 조정
처음 해보는 경우에는 Combine & Transform Data로 시작하면 흐름을 따라가기 쉽습니다.
4) 샘플 파일을 보고 같은 규칙이 맞는지 확인하기
여러 파일을 결합할 때 Power Query는 sample file을 분석해서 변환 규칙을 만듭니다. 그리고 그 규칙을 다른 파일에도 같은 방식으로 적용합니다.
즉, 먼저 한 파일을 기준으로 "이 표의 어느 부분을 가져올지"를 정한 뒤, 같은 구조의 다른 PDF에도 그 기준을 그대로 쓰는 방식입니다.
이때 확인할 것은 간단합니다.
- 내가 원하는 표가 맞는지
- 필요한 열만 보이는지
- 제목줄이나 불필요한 부분이 섞이지 않았는지
표가 맞게 보이면 다음 단계로 진행합니다.
5) 열의 형식이 맞는지 점검하기
Power Query Editor에서는 각 열이 어떤 형식으로 해석되었는지 데이터 형식 아이콘으로 확인할 수 있습니다. 필요하면 Home 또는 Transform 탭의 Data type 메뉴에서 형식을 바꿀 수 있습니다.
예를 들어 숫자처럼 보여야 하는 열이 문자로 들어오면 계산이나 정리가 불편할 수 있습니다. 그래서 결합 후에는 열마다 형식이 맞는지 잠깐 확인하는 것이 좋습니다.
확인할 때는 아래처럼 보면 됩니다.
- 숫자 열: 숫자 아이콘인지 확인
- 날짜 열: 날짜로 인식되었는지 확인
- 텍스트 열: 글자 형식으로 들어왔는지 확인
형식을 바꾼 뒤에는 화면에서 아이콘이 바뀌는지 확인하세요.
6) 결과를 Excel 시트로 보내기
작업이 끝나면 쿼리를 Excel 워크시트로 로드합니다.
공식 절차는 다음 중 하나입니다.
- Home > Close & Load > Close & Load
- 또는 Load To로 로드 위치 지정
즉, 지금까지 정리한 여러 PDF 표를 Excel 표로 받아보는 단계입니다.
7) 아주 짧은 예시로 흐름 다시 보기
예를 들어 1월, 2월, 3월 PDF가 모두 같은 표라고 해보겠습니다.
1. 세 파일을 한 폴더에 넣는다.
2. Excel에서 Data > Get Data > From File > From Folder로 폴더를 연결한다.
3. Combine & Transform Data를 선택한다.
4. 샘플 파일에서 원하는 표를 확인한다.
5. 열의 형식을 점검한다.
6. Close & Load로 결과를 시트에 넣는다.
이 순서대로 하면 같은 형식의 PDF 여러 개를 따로 열어 복사하지 않아도 됩니다.
한눈에 보는 정리
- 같은 형식, 같은 구조, 같은 열의 PDF에 적합합니다.
- 여러 PDF는 한 폴더에 모아두면 편합니다.
- Excel에서는 Data > Get Data > From File > From Folder로 시작합니다.
- Combine & Transform Data로 결합 흐름을 엽니다.
- 샘플 파일 기준으로 표와 변환 규칙을 확인합니다.
- 마지막에 Data type을 점검하고 Close & Load로 마무리합니다.