엑셀 파일을 PDF로 일괄 변환하는 방법: 파일이 적을 때와 많을 때
엑셀 파일을 PDF로 바꿔야 할 때는, 파일 수가 적으면 Excel에서 하나씩 저장하고, 파일 수가 많으면 Power Automate Desktop(PAD)로 반복 작업을 줄이는 방식이 실용적입니다.
아래 순서대로 하면 됩니다.
1) 먼저 어떤 방법을 쓸지 정하기
- 파일 수가 적다 → Excel에서 직접 PDF로 저장
- 파일 수가 많고 같은 작업이 반복된다 → Power Automate Desktop으로 반복 클릭 줄이기
2) Excel에서 개별 파일을 PDF로 저장하기
Microsoft 공식 문서의 경로는 다음과 같습니다.
**File 탭 > Save As 또는 Save a copy > Save as type > PDF (*.pdf)**
따라 하기
1. PDF로 바꿀 Excel 파일을 엽니다.
2. File 탭을 클릭합니다.
3. Save As 또는 Save a copy를 선택합니다.
4. Save as type 목록에서 **PDF (*.pdf)**를 고릅니다.
5. 저장합니다.
이렇게 확인하면 됩니다
- 저장한 위치에 .pdf 파일이 생기면 완료입니다.
3) 파일이 많다면 Power Automate Desktop으로 반복 작업 줄이기
PAD를 쓰면 여러 파일을 하나씩 여는 대신, 폴더의 파일 목록을 가져와서 반복 처리할 수 있습니다.
기본 흐름
1. Get files in folder로 대상 폴더의 파일 목록을 가져옵니다.
2. For each로 파일 목록을 하나씩 반복합니다.
3. 각 반복에서 UI automation으로 Excel과 저장 화면을 조작합니다.
4. PDF 저장 결과를 확인합니다.
각 단계에서 할 일
1) Get files in folder
- 대상 폴더를 지정합니다.
- 파일 필터를 사용해 원하는 파일만 가져옵니다.
- 필요하면 하위 폴더 포함도 설정합니다.
2) For each
- 가져온 파일 목록을 순서대로 반복합니다.
- 반복 중에는 현재 파일이 현재 항목으로 들어갑니다.
3) UI automation
- Excel 창과 저장 화면을 마우스 클릭, 키보드 입력 등으로 조작합니다.
- 필요한 경우 UI element를 지정하고 Add UI element로 캡처합니다.
4) 저장 결과 확인
- 저장한 PDF가 지정한 위치에 생겼는지 봅니다.
- 화면 상태와 UI 요소가 기대한 대로인지 확인합니다.
4) 막히면 먼저 점검할 것
PAD의 UI automation을 쓸 때는 다음을 먼저 확인합니다.
- 대상 창이 전면(foreground) 에 있는지
- 필요하면 Power Automate를 관리자 권한으로 실행해야 하는지
- 캡처한 UI 요소가 올바른지
5) 쉬운 선택 기준
- 몇 개만 저장하면 된다 → Excel에서 직접 PDF로 저장
- 비슷한 저장 작업을 여러 번 반복한다 → PAD로 자동화
마무리
정리하면, Excel에는 공식적인 PDF 저장 경로가 있고, 파일이 많을 때는 PAD의 Get files in folder + For each + UI automation 흐름으로 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
처음 시도라면, 먼저 Excel에서 한 파일을 PDF로 저장해 보고, 그다음 파일 수가 많을 때 PAD 자동화를 검토하는 순서가 편합니다.